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El ciclo del pedido es un proceso fundamental de Operaciones y Logística que debe estar bien diseñado.
Uno de los indicadores de rendimiento más importantes del ciclo del pedido es el tiempo total necesario desde que el cliente hace el pedido o solicitud de servicio hasta que lo recibe.
¿Por qué es tan importante el tiempo total del ciclo de pedido?
Es un KPI crítico para cualquier operación de cumplimiento de pedidos, comercio electrónico o gestión de la cadena de suministro. Pero, ¿por qué y cómo puede una operación reducir el tiempo total del ciclo de pedidos para hacer que su negocio sea competitivo y rentable?
El tiempo total del ciclo del pedido tiene en cuenta todos los pasos y procesos por los que debe pasar un pedido para procesarlo. Si los procesos son eficientes, el tiempo total del ciclo de pedidos será más corto y por tanto habrá un ahorro de costes. Comprender el tiempo total del ciclo de pedidos es extremadamente importante, ya que se ha demostrado que ciclos de pedidos más largos tienen un impacto negativo en la capacidad de las empresas para atraer y retener clientes.
Además de mejorar la experiencia del cliente, la reducción del tiempo total del ciclo del pedido aumenta las ganancias porque existe:
- Optimización de la omnicanalidad mediante el emparejamiento de envíos minoristas programados regularmente con pedidos de recolección del cliente
- Posibilidad de tiempos de corte de pedidos posteriores
- Disminución de la cantidad de inventario disponible, lo que ayuda con la conversión de activos a efectivo
Aunque los equipos de ingeniería y los diferentes departamentos conozcan perfectamente dónde deberían de actuar para mejorar o transformar los puntos críticos os dejamos algunos puntos a tener en cuenta para que los procesos puedan ser más eficientes y mejorar estos tiempos de los ciclos de vida de los pedidos.
Estas serían algunas formas de reducir el tiempo total del ciclo de pedidos en el cumplimiento de pedidos y la logística de la cadena de suministro.
1. Seleccionar un clasificador adecuado
Los clasificadores automáticos están especialmente diseñados para los envíos de cualquier tipo de producto en centros de distribución en el sector postal, ecommerce o retail.
Para que los tiempos sean menores y que se disminuyan posibles errores, los sistemas deben constar de zona de carga y separación de bultos, zona de control de calidad y finalmente zona de clasificación.
Por ejemplo, si son cajas u objetos regulares, se pueden separar y clasificar con correas transversales y si se trata de bultos irregulares, el sistema idóneo sería el compact-sorter. Lo importante es elegir el sistema idóneo que dé respuesta a la carga de trabajo.
2 . Reducir distancias
Una de las formas más sencillas de acortar el tiempo de ciclo es reducir la distancia recorrida para completar un pedido. El tiempo ganado se puede dedicar a otras tareas de valor agregado, repercutiendo directamente en eficiencia y en productividad. La distancia es el componente más grande en el tiempo del ciclo de preparación de pedidos por lo que reducirla es un objetivo prioritario y se puede conseguir:
- Estableciendo rutas más eficientes,
- priorizando salida y
- asignando SKUs (stock keeping unit o Unidad de Mantenimiento de Stock) lo que reducirá el tiempo de inactividad.
3. Mayor número de recursos en las áreas de mayor actividad
Tiene sentido que, dentro de una instalación, los recursos se coloquen donde se necesitan. Al agrupar los productos cerca de las áreas donde se manipularán los pedidos se puede reducir considerablemente el tiempo de transporte dentro de sus instalaciones y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de accidentes que pueden ocurrir durante el transporte.
La ubicación de recursos puede ser un problema especialmente cuando las operaciones más pequeñas aumentan y se agregan nuevos procesos y flujos de trabajo o departamentos: a medida que crece el negocio y se implementan nuevos procesos, la ubicación de los recursos también debe ajustarse para reducir las ineficiencias. Siempre que se implemente un nuevo proceso, producto o flujo de trabajo, se recomienda que evalúe la ubicación de sus recursos para corregir los problemas antes de que se conviertan en grandes dolores de cabeza.
4. Distribuir las órdenes según las áreas utilizadas
En una fábrica las tareas son diferentes, pero hay veces en las que estas tareas se pueden solapan y tendremos a varios operarios trabajando en el área de trabajo, haciendo que algunos trabajos sean más difíciles de ejecutar y mucho menos eficientes. Además, la cantidad de errores que pueden ocurrir hará que tengamos que volver atrás para repetir las tareas y corregirlas.
Esta misma idea se puede aplicar fácilmente a los objetivos para el cumplimiento de los pedidos. Cuando se procesan los pedidos, el objetivo es hacer que la selección, el embalaje y el envío sean lo más fáciles posible. Es por ello que hay que tener en cuenta dónde se descargarán.
Un área que ya tiene una cantidad significativa de trabajo en curso no es la más adecuada ni debemos pensar en ella como un área recurrente para dar soporte. Si lo hacemos, aumentaremos las posibilidades de que los pedidos estén incompletos, dañados o mal gestionados debido a que no hay suficiente espacio para su preparación. Además, esto también puede contribuir a que existan accidentes, especialmente si está moviendo productos a granel en un montacargas.
Es una pero muy útil además de eficiente como decíamos antes. Al limitar los pedidos a áreas con mayor espacio, se puede aumentar la eficiencia del resto de áreas con una organización. Es una medida sencilla pero muy útil además de eficiente como decíamos antes.
Los sistemas de gestión de pedidos pueden ayudar a identificar las áreas de sus operaciones que están infrautilizadas en un momento dado para que se puedan canalizar los pedidos y recursos hacia ellas.
Otra forma de distribuir la carga de trabajo entre las áreas físicas y reducir los cuellos de botella es distribuir los productos que se mueven más rápido en toda el área de recolección.
5. Tipos de pedidos
Desarrollar estrategias que permitan completar los pedidos y enviarlos la manera más rápida es uno de los pilares fundamentales de la logística.
La tecnología que hay detrás de un envío es clave a la hora de acortar nuestros tiempos.
Los clasificadores aportan versatilidad ya que se adaptan a todas las necesidades:
- La tipología de paquetes que vamos a enviar (peso, tamaño, fragilidad, etc.).
- Los flujos de paquetes o mercancía.
- Los niveles de productividad.
- El ahorro de costos por devoluciones.
- La precisión de clasificación.
Los diferentes tipos de elementos del proceso dependerán del sector:
Retail. Interconectan las áreas del almacén y garantizan que tanto las mercancías como las cajas de transporte y almacenamiento estén disponibles, agilizando y rentabilizando las operaciones.
Postal. Se consigue una mayor estabilidad en el proceso logístico y se reducen los envíos erróneos.
Ecommerce. Diseñados especialmente para pequeños paquetes, flyers, prendas embolsadas, productos tecnológicos. Por ejemplo, los clasificadores de bandejas deslizantes es una solución compacta para espacios pequeños.
Cada negocio tiene sus propias características y desafíos, que deben evaluarse al establecer la estrategia de distribución. Por ejemplo, si existen muchas líneas en un pedido típico y una amplia gama de productos (de movimiento rápido y lento), debemos preguntarnos si existen varias opciones para dar respuestas a las necesidades que se tengan o puedan aparecer a futuro.
El tiempo lo es todo en logística. Afinar la planificación de los tiempos de suministro a medida que las organizaciones van creciendo es clave. Desarrollar estrategias que permitan completar los pedidos y enviarlos la manera más rápida es uno de los pilares fundamentales. Cada minuto que se pueda eliminar del tiempo total del ciclo del pedido es otro minuto en el que la organización y el personal podrá ser más eficiente.
Seleccionar proveedores que nos permitan mantener relaciones a largo plazo es la tendencia actual ya que permite estandarizar procesos y afinar la planificación de los tiempos de suministro a medida que las organizaciones van creciendo de manera que se puede llegar a conseguir que se pueda operar con cross-docking o seguir el método just-in-time en el almacén, por ejemplo.
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